اداره امور تدارکات

معرفی اداره تدارکات

اداره تدارکات به عنوان یکی از ادارات زیر مجموعه مدیریت امور اداری و پشتیبانی می باشد .این اداره مسئول اصلی خرید تجهیزات، کالا و خدمات برای دانشگاه می باشد.کارپردازان به سرپرستی رییس این اداره همواره درتلاش هستند تا با مقایسه قیمت ها و کیفیت کالاها و خدمات،مناسب ترین، بهترین و ارزشمند ترین سفارش خرید را برای دانشگاه انجام دهند.مدیریت خرید و تدارکات یکی از فعالیت های اصلی و ستادی هر سازمان در جهت رسیدن به اهدافش می باشد و تمامی امور مرتبط با خرید کالا و خدمات مورد نیاز برای انجام تمامی فرایندها را در بر می گیرد. واحد خرید و تدارکات با تمامی بخش های دانشگاه در ارتباط است و به نوعی ارتباط دانشگاه با تأمین کنندگان خارجی را برقرار می سازد. سپس با جستجو در بازار و شناسایی تأمین کنندگان موجود،بهترین آنها از نظر قیمت و کیفیت محصولات را، انتخاب می کند. در برخی موارد و به منظور ایجاد محیط رقابتی استفاده از استراتژی قدرت چانه زنی خریداران و در راستای قوانین و آیین نامه های مالی اداره تدارکات برای انتخاب تامین کننده مورد نظر مناقصه، مزایده و یا استعلام، برگزار می نماید. مسئول پیگیری و اجرای کلیه امور آن بر عهده رییس اداره تدارکات و مجموعه کارپردازان این اداره می باشد.البته امروزه با توجه به متنوع شدن تأمین کنندگان، شیوه های مختلف تامین کالا و خدمات و نوسان قیمت ها، فرآیند خرید کالا، تجهیزات و خدمات بسیار پیچیده و وظیفه مدیر خرید و تدارکات سخت تر شده است. تا آنجا که مباحثی مانند خرید و تدارکات بهنگام و به موقع، در این حوزه بسیار مطرح و پر اهمیت هستند.

شرح وظایف :

نظارت و همکاری درانجام امور مربوط به خرید کالا و خدمات مورد نیاز با رعایت اصل صرفه و صلاح دانشگاه
ایجاد هماهنگی لازم بین درخواست کننده و انبار بمنظور ارائه خدمات مربوط به بهترین نحو ممکن و درکوتاه ترین زمان
اجرای دقیق مقررات و دستورالعملهای تدارکاتی و انبارداری
انجام اقدامات لازم در جهت فروش یا مبادله کالاهای مازاد بر مصرف دانشگاه
فروش اشیاء اسقاط شده بر طبق آئین نامه های مربوط حسب دستور مقام مافوق
انجام اقدامات لازم در جهت بیمه کالاهای خریداری شده و اخذ خسارات احتمالی
گزارش استعلام بهاء قبل از خرید کالا و اجناس به مقام مافوق
هماهنگی و همکاری لازم با سایرکارشناسان و همکاران در محیط کار و نظارت بر کار کارپردازان تابع
پیش بینی برآورد احتیاجات و ارائه پیشنهاد لازم جهت تأمین آن
نگهداری حسابهای تنخواه گردان و تنظیم اسناد مربوط طبق ضوابط و آیین نامه های مربوطه
عدم ارائه اطلاعات کاری به افراد غیر مسئول و غیر مرتبط
تهیه و تنظیم گزارشات و آمار عملکرد مورد نیاز جهت مقام مافوق
شرکت در جلسات، سمینارها و کمیسیونها باتوجه به نیاز
رعایت کامل بخشنامه ها ، دستورالعملها و آئین نامه های مربوطه
انجام سایر امور ارجاعی از طرف مقام مافوق
استعلام بها و مقایسه قیمت ها و گزارش به مسئول مافوق
تحویل اجناس خریداری شده طبق فاکتور به انباردار و حسابدار واحد مربوطه و ارائه رسید به مقام مافوق
تنظیم سند هزینه از اجناس خریداری شده برابر با فاکتور و دریافت تنخواه گردان